يستعرض المقال كيفية ضبط صلاحيات الفواتير لتحديد وصول المستخدمين للتحكم بإنشاء، تعديل، حذف، وطباعة الفواتير بدقة وأمان.

نظرة عامة

من خلال هذه المجموعة يمكن للمستخدم تحديد بعض الصلاحيات للفواتير في النظام 

صلاحيات استخدام الفاتورة 

توفر هذه المجموعة إعدادات مرنة لإدارة صلاحيات التعامل مع الفواتير، بما يتيح التحكم في عمليات البيع والشراء، تعديل البيانات، وإدارة الأسعار والخصومات لضمان دقة العمليات.

• حذف سطر من الفاتورة : تمكن المستخدم من امكانية حذف سطر من الفاتورة  او حذف الفاتورة بالكامل. تُستخدم هذه الخاصية لتعديل محتوى الفاتورة في حال حدوث خطأ أو تغيير في الطلب.
• التعديل علي رقم التعامل: يعني تغيير الرقم المرجعي للمعاملة داخل النظام، وهو رقم فريد يُستخدم لتتبعها. يتطلب صلاحيات خاصة لتجنب التلاعب أو فقدان البيانات.
• امكانيه التعديل علي تاريخ التعامل: تعني السماح للمستخدم التعديل علي تاريخ اضافة التعامل هذه الصلاحية تحتاج إلى رقابة دقيقة لأنها قد تؤثر على التقارير المالية وتوقيت المعاملات.
• التحكم في طريقة عرض الفواتير : يوفر البرنامج ثلاث  اشكال لتصميمات مختلفة تعمل كلها بنفس الخصائص ولكن بطرق عرض مختلفة والخاصية تمكن للمستخدم من الاختيار بين الاشكال المختلفة من التصميمات.
• اختيار الحقول: يوجد في البرنامج امكانية اضافة حقول اضافية من الممكن استخدامها لإضافة بيانات مخصصة.
• التنقل بين العملات اثناء التعامل: البرنامج يمكنك من اضافة اكتر من عملة مثل العملة المحلية وعملات اجنبية اخري وامكانية التنقل بينهم في الفواتير وهذا التنقل ايضا من ضمن خصائص البرنامج و من الممكن ان تمنع او تسمح للمستخدم استخدام هذه الخاصية.
• الربح من فاتورة: هي اضافة في شاشة الفاتورة من خلالها يمكنك عرض قيمة الربح من الفاتورة قبل الحفظ ، و يمكنك منع او منح  المستخدم فتحها والاطلاع عليها.
• التعديل علي سعر العملة اثناء التعامل : اضافة العملة في البرنامج من الضروري ان يكون هناك سعر صرف لهذه العملة من الممكن تغير سعر الصرف اثناء استخدام العملة الغير محلية اثناء اصدار الفواتير.
• اضافه اضافي ع الفاتورة: اضافي الفاتورة هو اضافة خدمة ما او اي مصروفات اضافية تزيد من قيمة الفاتورة اثناء اصدارها.
• اضافه خصم علي الفاتورة: هي خاصية من خلالها تطبق قيمة او نسبة خصم علي الفاتورة اثناء اصدارها
• التعديل علي خصومات الاصناف في الفواتير: هي خاصيه تسمح بإضافة او تعديل  الخصم علي صنف في الفاتورة دون غيره ومن الممكن ايضا السماح او منع مستخدم معين العمل بهذه الخاصية دون غيره  اثناء اصدار الفاتورة.
• التعديل علي التكلفة الاضافية علي الاصناف في الفواتير: التكلفة الإضافية على الصنف هي نفقات مثل الشحن أو الضرائب تضاف إلى التكلفة الأساسية، لحساب التكلفة الإجمالية بدقة وضمان تسعير الصنف بشكل صحيح لتحقيق الربحية.
• التعديل علي كمية البونص في الفواتير: يعني تغيير المنتجات المجانية المضافة، مما يؤثر على  الفاتورة والمخزون.
• التعديل علي كوته الاصناف في الفواتير :تعني تحديد حد أقصى لكمية أو قيمة الأصناف التي يمكن إضافتها إلى الفاتورة. يساعد هذا في التحكم بالمخزون ومنع تجاوز الحدود المسموح بها.
• امكانية اختيار الارقام التسلسية اثناء بيعها: يتم استخدام هذه الخاصية مع الاصناف التي يكون نوعها مخزون برقم تسلسلي  تعني السماح للمستخدم بتحديد رقم تسلسلي معين لصنف معين عند بيعه هذه الخاصية مفيدة لتتبع المنتجات التي لها أرقام فريدة، مثل الأجهزة الإلكترونية، لضمان توثيق كل عملية بيع بشكل دقيق.
• امكانية التعديل علي الضريبة : تعني السماح للمستخدم بتغيير نسبة أو قيمة الضريبة المطبقة على الفاتورة أو صنف معين. هذه الصلاحية تتطلب رقابة خاصة لأنها تؤثر مباشرة على السعر النهائي والالتزامات الضريبية القانونية.

المبيعات

تتيح هذه المجموعة إدارة عمليات البيع داخل الشركة، بما يشمل تسجيل التعاملات، التحكم في الأسعار، وتقديم الخصومات لتعزيز كفاءة المبيعات وتحقيق رضا العملاء.

و يمكنك التحكم في الخصائص التالية لكل تعامل :

1. التعاملات

• المبيعات: تسمح بتسجيل جميع عمليات البيع اليومية بما يشمل تفاصيل الأصناف والكميات والأسعار.
• مرتجع المبيعات: تتيح إدارة عمليات إرجاع البضائع من العملاء مع تحديث المخزون تلقائيًا.
• عروض الأسعار: تمكن من إعداد عروض أسعار مخصصة للعملاء حسب متطلباتهم.
• أوامر التوريد: تتيح إنشاء وإدارة طلبات التوريد للموردين لضمان توفير الكميات المطلوبة من الأصناف في الوقت المناسب.

تمكن من تسجيل جميع عمليات البيع اليومية، بما في ذلك الفواتير والكميات والأسعار، مما يسهل متابعة الإيرادات.
تحتوي التعاملات الخاصة بالمبيعات على الآتي:

 2. التحكم بالأسعار

تقوم هذه الخاصية بالسماح للمستخدم بالتنقل بين شرائح الأسعار المختلفة، بالإضافة إلى التعديل والإضافة على تلك الأسعار. وتضم الصلاحيات التالية:

• البيع بسعر آخر تعامل: بيع الصنف بنفس السعر المستخدم في آخر معاملة لضمان استمرارية التسعير أو تسهيل المبيعات المتكررة.
• التعديل على سعر البيع في الفاتورة: السماح للمستخدم بتغيير سعر الصنف أثناء إعداد الفاتورة. هذه الصلاحية تتطلب رقابة لأنها تؤثر على الأرباح وقد تؤدي إلى اختلافات في التسعير.
•  التعامل بالسعر الأول: بيع الصنف بشريحة السعر الأولية المحددة في بيانات الصنف، بغض النظر عن التعديلات اللاحقة. تستخدم لضمان استقرار الأسعار لبعض العملاء.

3. خصائص الكاشير

يوفر أدوات مرنة لإدارة الخصومات خلال عملية البيع، مما يساعد في تحسين تجربة العملاء وزيادة المبيعات.

•  التحكم في التعديل على الكمية يدويًا: السماح للمستخدم بتعديل كمية الأصناف المدرجة يدويًا في الفاتورة أو الطلب بدلاً من الاعتماد على الكميات المحددة مسبقًا.
•  تقديم أصناف مجانية للعملاء: هي خاصية تسمح للكاشير بتقديم أصناف مجانية في الفاتورة عن طريق استخدام حقل المجاني ووضع علامة (صح) أمام الصنف المجاني.
• منع البيع بالآجل: خاصية تمنع الكاشير من استخدام طريقة البيع بالآجل في الفواتير.

دورة المخازن 

تتيح إدارة العمليات المرتبطة بالمخزون بشكل شامل، بما في ذلك الاستلام، التحويل، والجرد لضمان تنظيم حركة المخزون وتحقيق الكفاءة.

• استلام بضاعة: تتيح تسجيل عمليات استلام البضائع من الموردين مع توثيق الكميات والمواصفات لضمان مطابقة الفواتير.
• أذون الصرف للحساب: تمكن من تسجيل عمليات صرف المخزون لأغراض محددة مثل الإنتاج أو الاستخدام الداخلي.
• طلب تحويل مخزن: تتيح تقديم طلب لتحويل بضائع بين المخازن لتلبية احتياجات الفروع المختلفة.
• استلام تحويل وارد للمخزن: تُسجل استقبال البضائع المحولة إلى المخزن مع توثيق الكميات والتواريخ.
• إرسال تحويل إلى مخزن: تتيح تسجيل عمليات تحويل البضائع من المخزن إلى مواقع أخرى لضمان تنظيم الإمدادات.
• التعديلات المباشرة: تسمح بإجراء تعديلات فورية على المخزون لتصحيح الأخطاء أو تحديث البيانات.
• بضاعة الأمانة: تتيح إدارة البضائع المُسلَّمة للأمانة أو تلك الواردة من العملاء لتتبع حالتها.
• صالة المخزون: تُستخدم لإدارة البضائع في صالات العرض مثل ترتيب المخزون ومعرفة المتوفر.
• إذن استلام: يُصدر لتوثيق استلام بضائع أو مواد معينة عند وصولها للمخزن.
• أذون الصرف: تُسجل صرف الأصناف من المخزن لأي غرض مع تحديد الكميات والجهة المستفيدة.