201000246222+
966532318666+
9647711212668+
✕
✕
لديك سؤال

كيفية ضبط الإعدادات العامة للفواتير

كيفية ضبط الإعدادات العامة للفواتير

يستعرض هذا المقال كيفية إعداد وإدارة الفواتير لضمان كفاءة ودقة العمليات التجارية. حيث تساعد في تبسيط إدارة المخزون والعمليات المالية.

نظرة عامة 

تتضمن إعدادات الملاحظات في الفواتير خيارات مثل ظهور رسائل تنبيه عند وجود أصناف بالفاتورة لم تُغلق وما يجب اتخاذه، وإعدادات دعم اتخاذ القرار في حال سداد الفاتورة بمبلغ مالي أكبر من قيمتها، بالإضافة إلى تحديد كيفية تقريب الدفعات والجداول ضمن الفاتورة لتسهيل العمليات المالية.

الخطوات

حتي تتمكن من ضبط الاعدادات الخاصة اعدادات الفواتير العامة اتبع الخطوات التالية :
  1. اذهب الي المسار التالي: القائمة الرئيسية > قائمة ملف >  الخصائص > الفواتير > الخصائص العامة .
  2. يمكنك ضبط الخصائص التالية :
  3. من حقل في حال وجود أصناف بداخل الفاتورة . عند اغلاقها ماذا تود ان تفعل يمكنك الاختيار بين الحالات التالية
    :ظهور رسالة تنبيه:  عند محاولة إغلاق الفاتورة التي تحتوي على أصناف غير محفوظة، تظهر رسالة تحذير للمستخدم.
    مثال:
    إذا قام المستخدم بإدخال أصناف في فاتورة ولم يحفظها أو لم يكمل عملية الحفظ، وعند محاولة إغلاق الفاتورة، يظهر النظام رسالة: “هناك أصناف لم يتم حفظها، هل ترغب في المتابعة؟” يمكن للمستخدم حينها اختيار حفظ التغييرات أو إلغاء الإغلاق.
    عدم ظهور رسالة تنبيه: في هذا الخيار، يتم إغلاق الفاتورة مباشرة دون أي رسالة تحذير، حتى إذا كانت هناك أصناف غير محفوظة داخل الفاتورة.
    مثال
    :عند إدخال أصناف في فاتورة والرغبة في إغلاقها بسرعة، يمكن للمستخدم اختيار إغلاق الفاتورة بدون تحذير أو إشعار بوجود أصناف غير محفوظة. هذا الخيار يوفر الوقت في الحالات التي يكون فيها المستخدم على علم بما يقوم به ولا يحتاج إلى تنبيه.
    منع إغلاق الفاتورة: في هذا الخيار، لن يسمح النظام بإغلاق الفاتورة حتى يتم حذف أو حفظ جميع الأصناف غير المحفوظة، مع ظهور رسالة تنبيه بذلك.
    مثال:
    عند محاولة إغلاق فاتورة تحتوي على أصناف غير محفوظة، يظهر النظام رسالة: “لا يمكن إغلاق الفاتورة حتى تتم معالجة جميع الأصناف”. في هذه الحالة، يجب على المستخدم إما حفظ التغييرات أو حذف الأصناف غير المحفوظة قبل إغلاق الفاتورة.
  4. من حقل في حالة سداد الفاتورة بمبالغ مالية أكبر من قيمتها يمكن الاختيار بين الحالات التاليةفي بعض الأحيان، قد يسدد العميل مبلغًا أكبر من قيمة الفاتورة الفعلية. يمكن التعامل مع هذا السيناريو بمرونة، سواء عن طريق إعادة المبلغ الزائد إلى العميل أو تخزينه كرصيد للاستخدام في المستقبل.

    يمكنك الاختيار بين الخيارات  التالية:

    • دعني أتخذ القرار: يتيح لك هذا الخيار اتخاذ قرار فوري حول كيفية التعامل مع المبلغ الزائد في كل مرة، سواء بإعادته للعميل أو إضافته لرصيدهم، مما يمنحك مرونة في اتخاذ القرار حسب الحالة.
    • إضافة المبلغ لرصيد العميل أو المورد: يمكنك تخزين المبلغ الزائد كرصيد للعميل أو المورد، يُستخدم في التعاملات المستقبلية مثل الفواتير الجديدة أو المشتريات المستقبلية.
    • رد المبلغ للعميل أو المورد: يتيح لك هذا الخيار إعادة المبلغ الزائد فورًا إلى العميل أو المورد، سواء نقدًا أو عبر وسيلة الدفع الأصلية المستخدمة في المعاملة.

    مثال:
    إذا كان إجمالي الفاتورة 950 جنيهًا وقام العميل بدفع 1000 جنيه، فسيظهر لك النظام الخيارات التالية:

    دعني أتخذ القرار: يمكنك اختيار ما إذا كنت ترغب في إعادة 50 جنيهًا للعميل نقدًا أو إضافة المبلغ كرصيد.
    إضافة المبلغ لرصيد العميل: يقوم النظام بإضافة 50 جنيهًا لرصيد العميل ليستخدمها في عملية شراء لاحقة.
    رد المبلغ للعميل: سيتم رد 50 جنيهًا نقدًا أو عبر البطاقة المصرفية للعميل.

  5. من حقل كيفية تقريب الإجمالي بالفاتورة يمكن الاختيار بين الحالات التالية

    يمكن للمستخدم تعديل الإجمالي النهائي للفاتورة ليكون أقرب إلى عدد معين (مثل الأرقام الصحيحة أو أقرب جزء من العملة). وتساعد فى تفادي الكسور الصغيرة في الحسابات.

    • بدون تقريب: يحتفظ النظام بالقيمة الأصلية للفاتورة دون أي تعديل أو تقريب، ويظهر الإجمالي بكل التفاصيل بما في ذلك الكسور العشرية.
    • تقريب الأرقام العشرية فقط: يقوم النظام بتقريب الكسور العشرية فقط إلى أقرب قيمة، مما يسهل التعامل مع المبالغ ذات الكسور الصغيرة دون التأثير على الإجمالي ككل.
    • تقريب الإجمالي ككل: في هذا الخيار، يقوم النظام بتقريب إجمالي الفاتورة إلى أقرب وحدة نقدية (مثل الجنيه الكامل)، مما يبسط العمليات المالية ويجعل الأرقام أسهل في التعامل.

    مثال:
    إذا كانت الفاتورة قيمتها 99.87 جنيهًا:

    بدون تقريب: يظل الإجمالي كما هو (99.87 جنيهًا).
    تقريب الأرقام العشرية فقط: يتم تقريب 99.87 جنيهًا إلى 99.90 جنيهًا.
    تقريب الإجمالي ككل: يتم تقريب الفاتورة إلى 100 جنيه.

الفهرس