الشروط المسبقة

1. يجب أن يكون لدى المستخدم الصلاحيات اللازمة لإجراء التعديلات في إعدادات النظام. عادةً ما تكون هذه التعديلات محجوزة للمشرفين أو المستخدمين ذوي الصلاحيات العالية.
2. من المهم إجراء نسخ احتياطي للبيانات قبل أي تعديل على إعدادات النظام، وذلك لتجنب فقدان أي معلومات مهمة في حالة حدوث خطأ أثناء التعديل.
3. تأكد من إغلاق أي عمليات محاسبية أو مالية معلقة، مثل الفواتير أو المعاملات السابقة، قبل تعديل إعدادات فترات الإغلاق أو حسابات الإصناف.
4. يجب التأكد من تحديث جميع الوثائق والمراجع المتعلقة بالإعدادات الجديدة، مثل حسابات المستخدمين، وثوابت الحسابات، والبلدان، لضمان التنسيق التام مع النظام بشكل عام.
5. يجب إبلاغ جميع الفرق المعنية (مثل المحاسبة، المبيعات، المخازن، إلخ) بالتعديلات المخطط لها قبل تنفيذها. قد تتطلب بعض التعديلات تدريبًا أو توجيهًا إضافيًا لضمان عدم تأثيرها على سير العمل.
6. في حالة حدوث تغييرات كبيرة في إعدادات النظام (مثل فترات الإغلاق أو العملات)، يجب وضع خطة للانتقال تشمل مراحل التنفيذ والاختبار لضمان عدم حدوث أي مشاكل خلال فترة التعديل.