201000246222+
966532318666+
9647711212668+
✕
✕
لديك سؤال

كيفية اعداد فترات الإغلاق

كيفية اعداد فترات الإغلاق

يهدف هذا المقال إلى شرح كيفية اضافة فترات الإغلاق وإعدادها لضمان تنفيذ العمليات المالية بشكل منظم ومتوافق مع المواعيد المحددة.

 نظرة عامة

 تتيح هذه الخاصية إيقاف التعاملات المالية والإدارية، بما في ذلك التعديل أو الحذف، خلال فترة محددة، مما يضمن تأمين البيانات ومنع أي تغييرات غير مرغوب فيها.

الخطوات

لتتمكن من اعداد فترات الإغلاق في نظام DEXEF، اتبع الخطوات التالية

1. اتبع المسار التالي: القائمة الرئيسية > قائمة ملف > الخصائص > فترات الاغلاق > جديد

قم بتعبئة البيانات المطلوبة مع مراعاة إدخال كافة الحقول الواجبة. (الحقول التي بجوارها نجمة حمراء)

 البيانات الأساسية

2. في حقل الأسم: حدد اسمًا للفترة التي ترغب في العمل عليها (مثال: فترة إغلاق شهر يناير).
3. في حقل تاريخ البدأ : حدد التاريخ الذي يبدأ فيه إغلاق الفترة.
4. في حقل مدة الفترة : حدد عدد الأيام التي ستستغرقها الفترة قبل أن يتم إغلاقها تلقائيًا.

مثال

إذا كنت تريد إغلاق فترة بعد 30 يومًا، قم بإدخال 30 في حقلمدة الفترة. بعد انقضاء هذه المدة، سيتم إغلاق الفترة تلقائيًا دون أي تدخل منك.


5. في حقل عدد الفترات: حدد عدد الفترات المحاسبية التي سيتم تكرارها و التي يتم تحديد بها بالأشهر.

علي سبيل المثال :  إذا حددت شهرًا كمدة للفترة، سيتم إغلاق الفترة مرة أخرى في نفس اليوم من الشهر المقبل.

الخصائص

6. في حقل حالة الفترات : تتيح لك تحديد حالة الفترات الزمنية التي يمكن خلالها إدخال أو تعديل المعاملات المالية. و يمكن الاختيار بين :
مفتوحة :تشير الي أن فترة الاغلاق مفعلة وسيتم تطبيقها وفقا للمعطيات المحددة.
مغلقة :تعني أن الفترة المحاسبية الحالية قد انتهت ولا يمكن اضافة او تعديل اي معاملات داخلها .

7. في حقل اغلاق الفترات تلقائيا : يمكنك الاختيار بين :

نعم : في هذه الحالة سيتم اغلاق الفترات تلقائيا دون الحاجة الي تدخل يدوي من المستخدم .
لا : اما في حالة اختيار لا سوف يتم اغلاق الفترة يدويا من قب المستخدم .

8. في حقل  أرشفة التعاملات بعد اغلاقها بمدة: يتم تحديد عدد الايام التي يجب أن تمر بعد اغلاق الفترة قبل أرشفة المعاملات.

مثال

إذا قمت بإغلاق فترة محاسبية في 1 يوليو، وحددت خاصية الأرشفة بمدة 30 يومًا، فإن المعاملات المالية الخاصة بهذه الفترة ستظل مفتوحة للتعديل حتى 31 يوليو. بعد مرور هذه الفترة، يتم تلقائيًا أرشفة المعاملات، مما يعني أنها تصبح غير قابلة للتعديل ويمكن الاحتفاظ بها فقط للعرض أو التحقق.

 

9. في حقل هل يوجد للمبيعات سياسة خاصة ؟ :اذا تم تفعيل هذا الخيار ،يمكن تطبيق سياسات أو قواعد خاصة علي فواتير المبيعات خلال فترة الاغلاق .
و تتمثل الساسات الخاصة فيما يلي :
في حقل تعتبر فواتير المبيعات مغلقة اذا مر علي اضافتها : قم بتحديد المدة بالايام  .
في حقل تعتبر فواتير المشتريات مغلقة اذا مر علي اضافتها : قم بتحديد المدة بالايام ايضا .

مثال

اذا تم تفعيل خاصية تعتبر فواتير المبيعات مغلقة اذا مر علي اضافتها 1 يوم سيتم اغلاق الفاتورة بعد مرور يوم واحد علي اضافتها .

10 . في حقل التعديل علي التعاملات بعد اغلاقها : يمكنك الاختيار بين
لا : في هذه الحالة لا يمكنك التعديل
نعم : اما في حال اختيار نعم يمكنك السماح بتعديل المعاملات حتي بعد اغلاق الفترة .
في حقل اتاحة التعديل بعد الاغلاق لمدة محددة :يمكن تحديد مدة زمنية يسمح فيها بتعديل المعاملات بعد اغلاق الفترة .

في حقل وذلك لمن يحمل الرقم السري : التعديل علي المعاملات بعد الاغلاق لن يكون متاحا ،بل يتطلب ادخال الرقم السري الخاص بهذا الاجراء .هذا يضمن أن التعديلات تتم فقط من قبل المستخدمين المسؤلين عن ذلك

عند تفعيلها يمكنك تحديد التالي :

في حقل تأكيد الرقم السري :عند ادخال الرقم السري ، يتعين تأكيده لضمان عدم حدوت أي خطأ.

11 . عند الانتهاء قم بالضغط علي موافق .

الفهرس