شجرة الحسابات المحلية والعالمية
في هذه المقالة، سنقدم معلومات تساعدك في تخطيط شجرة الحسابات عند وجود مؤسستك بأكثر من فرع أو شركة، حيث لكل منهم حساباتها القانونية المنفصلة والتي يجب أن تفي بمتطلبات محددة للمناطق المحلية التي تعمل فيها.
اليك أنواع شجرات الحسابات:
-
شجرة الحسابات العالمية (Global)
هي شجرة الحسابات التي تستخدمها المنظمة على مستوى عالمي لإدارة حساباتها المالية. تُستخدم هذه الشجرة لجمع وتوحيد البيانات المالية من جميع الوحدات أو الفروع التابعة للشركة حول العالم. بمعنى آخر، تشكل شجرة الحسابات العالمية قاعدة مشتركة يتبناها الشركة لتسهيل عمليات التقارير والرقابة المالية.
-
شجرة الحسابات المحلية (Local)
هي شجرة الحسابات التي تستخدمها الشركات في بلد أو منطقة محددة لتلبية متطلبات قوانين البلد المحددة أو معايير المحاسبة المحلية أو حتى متطلبات الصناعة المحلية. يختلف تصميم هذه الشجرة حسب الاحتياجات المحلية الخاصة، وقد تحتوي على حسابات وأبعاد مالية مختلفة عن الشجرة العالمية.
-
شجرة الحسابات المشتركة (Shared)
هي شجرة الحسابات التي يمكن استخدامها من قبل أكثر من فرع. يمكن أن تكون هذه الشجرة إما عالمية أو محلية، وتسمح بمشاركة هيكل الحسابات والتقارير المالية بين الأقسام المختلفة في الفروع المختلفة التابعة للشركة. الهدف من استخدام الشجرة المشتركة هو توحيد العمليات وتبسيط إعداد التقارير والرقابة عبر مجموعة متنوعة من الكيانات القانونية.
يمكن استخدام شجرة الحسابات المشتركة من قبل أكثر من فرع او شركة لنفس المؤسسة، ولكن يمكن تعيين شجرة حسابات واحدة فقط لكل فرع او شركة على حدي.
تفضل معظم المؤسسات استخدام شجرة الحسابات العالمية التي توفر العديد من المزايا، مثل سهولة الإدارة والتحكم وإعداد التقارير. بالإضافة إلى أنها الأسهل في التنفيذ.ومع ذلك، تتطلب بعض (الشركات او الفروع) التابعة لنفس المنظمة شجرة حسابات محلية للأسباب التالية:
إذا كانت مؤسستك تتطلب أن يستخدم الفرع او الشركة التابعين لها شجرة حسابات محلية، هناك خياران متاحان لتنفيذ ذلك:
- تعيين شجرة الحسابات العالمية، وتحديد وسائل أخرى لتلبية المتطلبات المحلية.
- تعيين شجرة حسابات محلية للكيان القانوني، وتحديد العلاقات مع شجرة الحسابات العالمية.
يحدد شكل المنظمة و شكل التقارير شجرة الحسابات التي يتم استخدامها.
تعيين شجرة الحسابات العالمية
1.إعداد الدمج لشجرة حسابات محلية
- قم بإنشاء شجرة حسابات عالمية واحدة تشمل جميع الحسابات الرئيسية المطلوبة.
- في كل (فرع – شركة) ، قم بتعيين الشجرة العالمية للحسابات على صفحة الدفتر الاستاذ.
- قم بإنشاء(فرع – شركة) لدمج للتقارير المحلية المطلوبة.
- اتبع أحد هذه الخطوات:
– عندما يكون هناك حاجة إلى تقرير محلي واحد فقط مطلوب ، يمكنك انشاء حساب الدمج مباشرة على صفحة حساب الاستاذ .
– عندما يكون هناك حاجة إلى أكثر من تقرير محلي واحد يجب استخدام صفحات مجموعات الدمج والحسابات الإضافية لتمثيل هذه المتطلبات المعقدة. - قم بنقل القيم المالية من (الشركه -الفرع) المصدر الذي يستخدم الشجرة العالمية للحسابات إلى الشركة التي تستخدم الشجرة المحلية للحسابات.
المزايا
2. يتم نقل التقارير المحلية مرة واحدة.
3. يدعم هذا النهج نقل كل من رقم الحساب الرئيسي واسم كل حساب رئيسي.
4. يدعم تعدد الالتزامات و التقارير المحلية.
العيوب
2. إعداد التقارير على شجرة الحسابات المحلية فقط بعد اكتمال عملية الدمج.
3. هذا النهج يمكنه أن يُقدم تقارير عن الشجرة المحلية فقط بعد اكتمال عملية التجميع.
2.استخدام بُعد مالي لتتبع شجرة الحسابات المحلية
استخدام البُعد المالي لتتبع شجرة الحسابات المحلية يعني استخدام قيم مالية تمثل الحسابات الرئيسية المحلية المطلوبة للتكييف مع الالتزامات المحلية. يعمل هذا النهج بشكل فعال عندما تكون هناك احتياجات التزام بسيطة فقط. ومع ذلك، يصبح أقل فعالية كلما زادت الالتزامات والأبعاد المالية المضافة.
إعداد بُعد مالي لشجرة الحسابات المحلية
- أنشئ شجرة حسابات عالمية واحدة تتضمن جميع الحسابات الرئيسية المطلوبة.
- في كل (فرع- شركة )، قم بتعيين شجرة الحسابات العالمية في صفحة دفتر الاستاذ .
- أنشئ بُعد مالي يمثل شجرة الحسابات المحلية.
- أنشئ قيم بُعد مالي تمثل الحسابات الرئيسية في شجرة الحسابات المحلية.
- حدّث هيكل الحساب بحيث يتضمن “شجرة الحسابات المحلية” كبُعد مالي.
- تأكد من أن بُعد “شجرة الحسابات المحلية” يحتوي دائماً على قيمة، وأنه لا يسمح بقيمة فارغة.
- أنشئ مجموعة بُعد مالي حيث يكون بُعد “شجرة الحسابات المحلية” هو البُعد المالي المحدد أولاً.
المزايا
2. يوفر هذا النهج تقارير فورية.
العيوب
2. إذا كانت هناك حاجة إلى العديد من شجرات الحسابات المحلية، واستخدام بُعد مالي واحد لجميعها، يمكن أن يصبح قائمة قيم الأبعاد المالية المستخدمة طويلة وصعبة العمل معها.
3. إذا كانت هناك حاجة إلى العديد من شجرات الحسابات المحلية، واستخدام بُعد مالي منفصل لتمثيل كل واحدة منها، فقد يؤثر ذلك على قابلية الاستخدام وأداء النظام عند إضافة أبعاد مالية ومجموعات أبعاد مالية.
3.إنشاء الحسابات الرئيسية المحلية في شجرة الحسابات العالمية
إعداد الحسابات الرئيسية المحلية في شجرة الحسابات العالمية
- أنشئ شجرة حسابات واحدة تتضمن الحسابات الرئيسية لكل من شجرة الحسابات العالمية وشجرة الحسابات المحلية.
- في كل (فرع – شركه)، قم بتعيين شجرة الحسابات في صفحة دفتر الاستاذ .
- أنشئ حسابات إجمالية في شجرة الحسابات لجمع الحسابات الرئيسية التي تمثل نفس الغرض.
- أنشئ استثناءات لكل حساب محلي لمنع المعاملات من (الفروع-الشركات) الأخرى لم تكن الحساب المحلي مصممة لها.
المزايا
العيوب
2. يتطلب التعديل جهداً إضافياً.
3. يتطلب إعداد التقارير المالية جهداً يدوياً إضافياً.
4.التعيين الخارجي لشجرة الحسابات المحلية
إعداد التعيين الخارجي لشجرة الحسابات المحلية
- أنشئ شجرة حسابات عالمية واحدة تتضمن جميع الحسابات الرئيسية المطلوبة.
- في (فرع -شركة )، قم بتعيين شجرة الحسابات العالمية على صفحة دفتر الاستاذ.
- قم بالتعيين لشجرة الحسابات المحلية خارج النظام المالي.
المزايا
العيوب
تعيين شجرة الحسابات المحلية للـمنظمة
إذا قررت منظمتك عدم استخدام شجرة حسابات عالمية عبر الفروع او الشركات التابعة لها، يتم إنشاء شجرة حسابات منفصلة لكل شجرة حسابات محلية. ثم يتم ربط كل (فرع -شركة) بالشجرة المقابلة في صفحة دفتر الاستاذ.
القيام بـ الدمج العالمي
في هذا النهج، يُستخدم نظام تجميعي لدمج الأرصدة من كل نظام محلي مصدر إلى الشجرة العالمية المجمعة في النظام التجميعي. يتطلب هذا النهج الاحتفاظ بتعيين كل شجرة حسابات محلية إلى الشجرة العالمية في النظام التجميعي.
إعداد الدمج العالمي
- أنشئ شجرة حسابات منفصلة لكل شركة تمتلك شجرة حسابات محلية مختلفة. إذا كانت هناك أي شركات تابعة للمنظمة تمتلك نفس شجرة الحسابات المحلية، فإن شجرة حسابات محلية واحدة فقط مطلوبة ويمكن مشاركتها.
- في كل شركة ، قم بتعيين الشجرة المناسبة على صفحة الدفتر الرئيسي.
- اختياري: أنشئ شجرة حسابات للشجرة العالمية لكل نظام تجميعي يحتوي على شجرة حسابات عالمية مختلفة.
- أنشئ نظام تجميعي لكل مستوى تجميع مطلوب، وقم بتعيين الشجرة المناسبة على صفحة الدفتر الرئيسي.
- اتبع أحد هذه الخطوات:
– إذا كان يتطلب التجميع الواحد فقط، قم بتكوين حساب التجميع على صفحة الحساب الرئيسي.
– إذا كان يتطلب أكثر من تجميع واحد، أو إذا كان كل من رقم الحساب واسم الحساب يتطلب الترجمة، استخدم صفحات مجموعات التجميع والحسابات الإضافية لتمثيل متطلبات الشجرة العالمية للحسابات. - قم بتشغيل عملية التجميع لنقل الأرصدة من الكيانات القانونية المحلية إلى الكيان القانوني المجمع. يستخدم هذا الكيان القانوني المجمع حسابات التجميع التي قمت بتعريفها في الخطوة 5.
المزايا
2. يوفر هذا النهج طريقة أسهل لفريق المالية المحلي للعمل.
العيوب
2. قد يتم تشغيل عملية التجميع بشكل أكثر تكراراً.