“في هذا المقال قد نتناول بعض الممارسات التي تساهم في رفع مستوى الجودة والكفاءة في العمليات المالية”.

1. تبني هيكل منطقي

•  قم بتقسيم الحسابات إلى تصنيفات رئيسية واضحة مثل الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات والمصروفات.
• قم بإنشاء هيكل هرمي للحسابات، حيث تكون الحسابات الرئيسية في القمة والحسابات الفرعية تتفرع منها.
• حافظ على هيكل شجرة الحسابات بسيطًا وسهل الفهم لتجنب الأخطاء.

2. استخدام تسميات واضحة ومعبرة

•  استخدم أسماء حسابات تعكس طبيعة المعاملة المالية بدقة.
• استخدم نفس المصطلحات في جميع أنحاء شجرة الحسابات لتجنب الالتباس.
• تجنب استخدام الاختصارات التي قد لا يفهمها الجميع مع استخدام كلمات (استخدام اختصارات مفهومة وسهلة للتعامل).

3. نظام ترقيم منتظم

• قم بتعيين رقم فريد لكل حساب لتسهيل التعرف عليه والبحث عنه.
•  استخدم نظام ترقيم يعكس الهيكل الهرمي للحسابات.

4. مراجعة دورية

• قم بتنفيذ جدول لمراجعة وتحديث شجرة الحسابات بانتظام. قد تكون هذه المراجعات سنوية أو نصف سنوية، بناءً على حجم وتعقيد المؤسسة.
•  قم بمراجعة شجرة الحسابات بشكل دوري للتأكد من أنها تعكس التغييرات في أنشطة الشركة. قم بإضافة حسابات جديدة عند الحاجة واحذف الحسابات التي لم تستخدم.
    تحذير: لا يمكن حذف هذا الحساب لأنه يحتوي على تعاملات مالية.

  ✕

5. المرونة وقابلية التوسع

• أنشئ شجرة حسابات يمكن أن تستوعب التوسعات المستقبلية في الأعمال أو التغييرات في متطلبات التقارير المالية. اترك فراغات في نظام الترقيم للسماح بإضافة حسابات جديدة دون الحاجة إلى إعادة هيكلة كبيرة.
•  استخدم نهجًا موحد حيث يمكنك إضافة أو تعديل الحسابات ضمن الفئات الحالية دون تعطيل الهيكل العام

6. التوافق مع معايير المحاسبة

•  تأكد من أن شجرة الحسابات تتماشى مع المعايير واللوائح المحاسبية المعمول بها. هذا أمر مهم بشكل خاص للشركات التي تحتاج إلى الالتزام  للمعايير الدولية لإعداد التقارير المالية (IFRS) أو مبادئ المحاسبة المقبولة عمومً (GAAP).
•  قم بمراجعة وتحديث شجرة الحسابات بانتظام لتتوافق مع التغييرات في القواعد أو اللوائح المحاسبية.
  قم باستشارة خدمة الدعم الخاصة ب (DEXEF)

  ✕

7. التقسيم وفقًا للاحتياجات المحددة

•  فكر في تقسيم الحسابات بناءً على وظائف أو أقسام محددة (مثل: المبيعات، التسويق، العمليات) لتوفير رؤى مالية أكثر تفصيلًا.
•  إذا كان ذلك مناسبًا، أنشئ حسابات خاصة بالمشاريع أو الأوامر للمتابعة والتحليل الخاص بكل مشروع.

8. التدريب والتوثيق للموظفين

•  قم بتنظيم ورش عمل لتدريب الموظفين على استخدام شجرة الحسابات.
•  قم بإعداد دليل مستخدم شامل لشجرة الحسابات لبرنامج dexefلتاكد من ادخال البيانات بطريقة صحيحة.

•  حافظ على توثيق مفصل لهيكل شجرة الحسابات، بما في ذلك أوصاف كل حساب وإرشادات الاستخدام. يجب أن يكون هذا التوثيق متاحًا لجميع المستخدمين.
• تأكد من الاحتفاظ بنسخة احتياطية من شجرة الحسابات بانتظام. هذا يضمن أنه يمكنك استعادة البيانات في حالة حدوث أي مشكلة.