تعريف سياسة ترقيم الفواتير:
سياسة ترقيم الفواتير هي خاصية متقدمة في نظام Dexef تمكنك من تخصيص وتنظيم أرقام الفواتير الصادرة عن شركتك بطريقة تتناسب مع احتياجاتك التشغيلية.
على سبيل المثال، إذا كانت شركتك تصدر فواتير مبيعات وفواتير مشتريات، يمكنك تخصيص سلسلة ترقيم مستقلة لكل نوع من الفواتير، بحيث تبدأ فواتير المبيعات من الرقم “1001” وفواتير المشتريات من “5001”.
نظرة عامة:
سياسة ترقيم الفواتير تهدف إلى تسهيل عملية تتبع الفواتير وترتيبها بشكل تلقائي بناءً على معايير محددة مثل الفرع، العملاء والموردين، أو نموذج الفاتورة.
- الفرع: إذا كانت شركتك تعمل عبر فروع متعددة، يمكنك تخصيص نمط ترقيم مختلف لكل فرع.
على سبيل المثال، فواتير فرع القاهرة يمكن أن تبدأ من الرقم “C001” بينما فواتير فرع الإسكندرية تبدأ من “A001”. هذا التخصيص يسهل عليك تتبع الفواتير ومعرفة الفرع المسؤول عن إصدار كل فاتورة.
- العملاء والموردين: يمكنك تخصيص ترقيم الفواتير استنادًا إلى العملاء أو الموردين المختلفين.
على سبيل المثال، يمكن أن تبدأ فواتير العملاء الرئيسيين بأرقام تبدأ من “1000”، بينما تبدأ فواتير العملاء الجدد من “2000”. هذا التنظيم يساعدك في معرفة الفواتير المتعلقة بكل عميل أو مورد بسهولة.
- نموذج الفاتورة: إذا كنت تستخدم قوالب مختلفة للفواتير مثل قالب لفواتير المبيعات وقالب آخر لفواتير الخدمات، يمكنك تخصيص ترقيم مختلف لكل قالب.
على سبيل المثال، فواتير المبيعات يمكن أن تبدأ بـ “S001” وفواتير الخدمات بـ “SV001″، مما يساعدك في تصنيف الفواتير بشكل أفضل.
سياسة ترقيم الفواتير تتيح لك تخصيص وتنظيم أرقام الفواتير تلقائيًا وفقًا للفرع، العميل، أو نموذج الفاتورة، مما يسهل تتبعها وإدارتها بفعالية.
كيفية إنشاء سياسة ترقيم جديدة:
للوصول إلى خاصية “سياسة ترقيم الفواتير” في نظام Dexef، اتبع الخطوات التالية:
- من الشاشة الرئيسية، اضغط على “ملف” في الجزء العلوي الأيمن.
- اختر “الخصائص” من القائمة المنسدلة.
- في الشاشة المنبثقة، اختر “الفواتير“.
- اضغط على “سياسة ترقيم الفواتير” من القائمة الجانبية لفتح واجهة إدارة سياسات الترقيم.
إضافة سياسة ترقيم جديدة:
- اضغط على “جديد” لإضافة سياسة ترقيم جديدة.
- قم بتسمية السياسة الجديدة بطريقة توضح الغرض منها.
-
مثال: يمكنك تسمية السياسة “ترقيم فواتير فرع القاهرة” إذا كانت مخصصة لترقيم فواتير هذا الفرع فقط.
-
- اختر الأساس الذي سيتم بناءً عليه ترقيم الفواتير: (الفرع، العملاء والموردين، نموذج الفاتورة).
-
مثال: إذا اخترت “الفرع“، يمكنك تحديد أن جميع الفواتير الصادرة عن فرع القاهرة ستبدأ بـ “C” مثل “C001″، “C002″، وهكذا.
-
- حدد نوع الفواتير التي سيتم تطبيق السياسة عليها (مثل مبيعات، مشتريات، أو أي نوع آخر).
-
مثال: إذا كانت السياسة مخصصة لفواتير المبيعات فقط، حدد نوع الفواتير كـ “مبيعات“.
-
- قم بتعيين كيفية بدء الترقيم والرقم الأول الذي سيبدأ منه الترقيم.
-
مثال: إذا كنت ترغب في أن تبدأ الفواتير من الرقم “500”، أدخل “500” كأول رقم في السلسلة.
-
- يمكنك أيضًا إنشاء سياسة واحدة لتغيير ترقيم جميع أنواع الفواتير إذا كانت هناك حاجة لذلك.
-
مثال: إذا أردت توحيد ترقيم الفواتير في جميع الفروع، يمكنك استخدام سياسة واحدة تبدأ جميع الفواتير برقم موحد مثل “1000”.
-
*ملحوظة*
عند عمل سياسة ترقيم للعملاء والموردين عليك أن تضيفها إلى ملف نعريف العملاء والموردين عن طريق التعديل على ملف العميل أو المورد والدخول إلى خانة “البيانات الإضافية” ثم تفعيل خاصية “له مسلسل فواتير” ثم اختيار “سياسة الترقيم“
الخاتمة:
تعد خاصية “سياسة ترقيم الفواتير” أداة قوية لتنظيم وإدارة الفواتير بشكل فعال.
على سبيل المثال، إذا كانت شركتك تعمل عبر عدة فروع، وتتعامل مع العديد من العملاء والموردين، فإن هذه الخاصية توفر لك مرونة كبيرة في تخصيص وتنظيم الفواتير بطريقة تضمن لك التحكم الكامل في عملية الترقيم. باستخدام هذه الخاصية بشكل صحيح، يمكنك تحسين كفاءة عملياتك المحاسبية وتسهيل عملية تتبع الفواتير بشكل كبير.