الكم الهائل للاصناف داخل اى مجال عمل قد يتسبب فى فقدان السيطرة على المخازن وعدم تكوين معرفة محددة عن حالة كل صنف لذلك وجب بلورة هذا الكم الهائل على هيئة تفرعات شجرية مرتبطة ببعضها فى برنامج ادارة المخازن Dexef حيث تستطيع من خلاله تكوين شجرة الاصناف او دليل الاصناف من خلال وضع الاصناف المرتبطة ببعضها فى مجموعة وربط كل مجموعة بالاخرى على حسب ما يتطلبه مجال عملك لتتمكن الاستفادة منها بعد ذلك فى عملية جرد المخازن ومعرفة حالة ركود او سحب الاصناف وتقديم مجموعة من العروض تبعا لمجموعات الاصناف المختلفة
كيفية اضافة مجموعة اصناف
(الفهرس >> فهرس الاصناف >>المجموعات >>جديد)
ما هى اهمية عمل تكويد لمجموعات الاصناف
تكمن اهمية تكويد مجموعة الاصناف فى تمييز الاصناف بداخلها عند عمل اى حركة مخزنية بداخل نظام المخازن كما يمكنك بناء تفريعات شجرية للاصناف عن طريق تعريف مجموعات رئيسية ومجموعات فرعية بالاضافه الى سهولة عملية جرد المخازن واستخراج التقارير لكل مجموعة اصناف
- الرقم: هو رقم افتراضى مميز للمجموعه المضافه وله عده طرق :
- تلقائى :يتم فيها وضع قيمة الكود بشكل افتراضى تسلسلى .
- مجموعه:يتم وضع رقم المجموعة ثم وضع قيمة الكود بطريقة تقليدية حيث من هنا يمكنك تعريف مجموعة رئيسية ومجموعة فرعية تنتمى اليها .
- يدوى:يتم ترك خانة الكود فارغة حتى يتم ملإها من قبل المستخدم .
- الاسم: هو اسم تعريفى خاص بالمجموعه المضافه ولايجوز تكراره .
- تندرج من :فى هذا الحقل يتم كتابة اسم المجموعه الرئيسية التى تندرج منها المجموعه الفرعية (المجموعه المضافه) . وعند ذلك يتم تغيير الكود الخاص بالمجموعة المضافة تبعا للمجموعة التى تنتمى اليها
- الحاله: يمكن ان تكون المجموعه نشطه وتعنى انها ستظهر فى التعاملات بعد ذلك واذا كانت غير نشطه فهذه تعنى ان هذه المجموعه تم ايقاف استعمالها فبدلا من حذفها يتم تفعيلها بانها غير نشطه حتى نتمكن من الوصول الى التعاملات التى اجريت عليها .
كيف يمكننى تمييز مجموعة اصناف عن اخرى
يتم وضع بعض الخصائص التى تشترك فيها الاصناف داخل المجموعة والتى تميزها عن مجموعة اخرى من خلال ذلك يمكن للمستخدم بسهولة اضافة الاصناف وادخالها االى البرنامج حيث بمجرد اختيار المجموعة المنتمى اليها الصنف يتم تحديد الخصائص المميزة للصنف
نوع الصنف : يتيح اليك البرنامج تعريف العديد من الاصناف باختلاف انواعها:
- مخزون: هى المنتجات التي يتم شراؤها للبيع ويتم تعقبها فى المخزون وتضاف على الميزانيه العموميه .
- مجموعه: قد تحتاج اضافه اكتر من صنف وتقديمهم للعميل كصنف واحد كنوع من أنواع العروض .
- منتج تام : تستخدم في حاله التصنيع حيث يتم اضافه أصناف داخليه في تكوين صنف وبالتالي يتم خصمها فى حاله التصنيع من هذا الصنف .
- خدمه : هي خدمه تقدم للعميل مقابل مبلغ مادى .
- مخزون بسيريال: هى المنتجات التى يتم شراؤها للبيع ويتم تعقبها فى المخزون ولكن كل صنف له رقم تسلسلى خاص به .
- مخزون بصلاحية: هى المنتجات التى يتم شراؤها للبيع ويتم تعقبها فى المخزون ولكن كل صنف له تاريخ صلاحية .
- صفقة: هى المنتجات التى يتم شراؤها مرة واحدة وعند الانتهاء من بيعها يتم حذفها من سجل الاصناف .
- مكان التخزين: فى هذا الحقل يتم ادراج اسم المخزن الذى ستوجد هذه المجموعة بداخله .
- التجانس بين الوحدات: يتم اختيار نوعية التماثل والتجانس بين وحدات القياس الخاصة بالاصناف والتى تحتوى على .
- جميع وحدات الصنف متجانسة : توضح ان جميع الوحدات التى يتم التعامل بها لها عدد محدد متعارف عليها .
- يحتوى على نوعين مختلفين : اذا تم التعامل بوحدتين غير متماثلين فيتم اختيارها لتحديد الوحدة الاولى والوحدة الثانية والعدد بينهما .
- يحتوى على ثلاثه انواع مختلفه : يتم اختيارها اذا تم التعامل بين ثلاث وحدات غير متماثلين وتحديد العدد بينهما .
- اسم المورد : فى هذا الحقل يتم ادراج اسم المورد للصنف ويتم الاستفادة منه فى تحديد الاصناف تبعا لمورد ويمكن معرف بعض التقارير الخاصه بموردى الاصناف .
كيفية تحديد التعامل مع الضرائب والخصومات لمجموعة اصناف
اعدادات الاصناف التى تحتويها شجرة الاصناف : هى قواعد خاصة بالاصناف على حسب طبيعة العمل وتظهر هذه الاعدادات تلقائيا عند تحديد المجموعة للصنتف المضاف فى شاشة اضافة صنف وتحتوى على :
يخضع خصم التعجيل : تم وضع هذه الخاصية لاستثناء بعض الاصناف من وجودها فى الخصومات التى تطبق على العملاء لتعجيل عملية الدفع؟
- نعم : اذا تم تفعيلها فانه سيخضع لخصومات التعجيل للعملاء .
- لا : اذا تم تفعيلها فسيتم الغاء خضوع الصنف ويستثنى فى الفاتورة الخاضعة للتعجيل مع العميل .
- خصم المشتريات : تحديد قيمه او نسبه خصم تتم عند شراء الصنف .
- خصم المبيعات : تحديد قيمه او نسبه الخصم تتم عند بيع الصنف .
- يخضع للضريبة: يتم تحديد هل هذا الصنف المراد اضافته يخضع للضريبة ام لا .
هل الصنف يخضع لضريبة صفر؟
- نعم : فى هذه الحالة يخضع الصنف للضريبة الصفرية وهى ضريبة يتم وضع القيمة الحالية لها صفر وهو ما يعني أنه يمكن زيادتها في أوقات لاحقة بدون الحاجة إلى تعديل قوانين، وذلك للتفرقة بينها وبين الإعفاء الضريبى .
- نسبة الضريبة: يتم تحديد نسبة الضريبة التى تطبق على هذا الصنف ضمن شجرة الاصناف .
- مصنعيه التركيب : تحديد تكلفة تركيب المواد المكونة للصنف .
له رقم تشغيل : هل لديه رقم تشغيله ؟
- نعم : يتم اختيار نعم فى حالة ان الاصناف بداخل المجموعة يوجد لها رقم تشغيلة ليتم تصنيعها بعد ذلك تبعا لهذا الرقم .
- له تاريخ صلاحيه : يتم اختيار نعم فى حالة ان المجموعة تحتوى على اصناف تتعامل بتواريخ الصلاحية .
كيفية ضبط تنبيهات مجموعة اصناف معينه داخل المخزن
- الحد الأدنى : تحديد اقل عدد للصنف في المخازن اذا وصل لهذا الحد يظهر به تنبيه تلقائى .
- الحد الأقصى : تحديد اكبر عدد من الصنف في المخازن .
- فتره الركود : تحديد مده ركود وعدم بيع الصنف اذا وصل لهذا الحد يظهر به تنبيه تلقائى .
- التنبيه قبل انتهاء الصلاحيه : عدد الأيام للتنبيه قبل انتهاء الصلاحيه اذا وصل لهذا الحد يظهر به تنبيه تلقائى .
كيفية تحديد الحسابات الخاصة بالمجموعة داخل شجرة الحسابات
حسابات الاستاذ التى تحتويها المجموعة : تحديد حسابات الاستاذ الافتراضية التى ستظهر تلقائيا للاصناف التابعة لهذه المجموعة .
- طريقه تقييم المخزون : يدعم البرنامج تعدد طرق تقييم المخزون حيث يوجد 4 طرق لتقييم المخزون ( الوارد أولا صادر أولا – الوارد أخيرا صادر أخيرا – المتوسط المرجح – السعر الثابت للتعامل ) .
- حساب الأستاذ :تحديد حساب استاذ للصنف بحيث اى تعاملات تتم على الصنف مثل رصيد اول المدة تظهر فى القيود باسم هذا الحساب ويمكنك تحديده ليظهر تلقائيا من ثوابت الحسابات .
- حساب المبيعات : اختيار حساب استاذ من شجرة الحسابات حتى يظهر هذا الحساب فى القيود فى حالة البيع .
- تكلفه البضاعه المباعه : تحديد حساب استاذ من شجرة الحسابات ليتم حساب تكلفة البضاعة عند البيع وظهورها فى هذا الحساب فى القيود .
- مرتجع المبيعات : تحديد حساب استاذ ليتم ظهوره فى القيود عند اجراء مرتجع مبيعات
كيفية وضع معادلة اسعار خاصة بمجموعة اصناف
معادلة الاصناف التى تحتويها المجموعه : يتيح لك البرنامج امكانية تغيير سعر الصنف او كميته تبعا لمعادلة تقوم انت بتحديدها بناءا على تعاملاتك اليوميه :
- يتم اختيار المعادلة التى ستطبق على الاصناف بداخل هذه المجموعة ويمكنك اضافتها من معادلة الاصناف .
تستطيع ايضا الاستفادة من شجرة الاصناف فى عدة مجالات متخصصة مثل برنامج حسابات ادارة محلات ومعارض قطع غيار السيارات .
