الدليل النهائي لإدارة تكلفة المشروع باستخدام النماذج الجاهزة
الدليل النهائي لإدارة تكلفة المشروع باستخدام النماذج الجاهزة
إن مشاريع مؤسستك هي الأهم دائما لاستمرار المؤسسة وبقائها في السوق، وهي المؤشر الحقيقي لمستقبلها، فإدارة التكلفة السليمة تساعدك من تحقيق الاستخدام الأمثل لمواردك مثل: (الوقت والموظفين والمعدات والمواد)، واتخاذ قرارات قائمة على بيانات حقيقة حول المشاريع والمخاطر التي تواجها المؤسسة، وقياس الأداء المالي، وتوفير المقاييس الرئيسية للإدارة العليا، لاتخاذ القرارات الحكيمة والسليمة
ويشمل هذا الدليل النهائي لإدارة تكاليف المشروع نماذج للأنشطة الرئيسية مثل تقدير التكاليف ووضع خطة لإدارة التكاليف، وسوف تتعلمون المصطلحات المهمة وأفضل الطرق والفروق الدقيقة (مثل الفرق بين إدارة التكاليف والإدارة الاستراتيجية للتكاليف)، وكذلك كيفية عمل إدارة التكاليف في الحالات المتخصصة، مثل مشاريع البناء وتكنولوجيا المعلومات.
ما هي إدارة تكاليف المشروع؟
سواء كنت تقوم بتطوير منتج جديد أو تصميم منشأة أو تغيير عملية رئيسية، فمن الصعب التوقع بتكاليف المشروع وإدارتها بشكل فعال، في الواقع، إن العمل صعب لدرجة أن نصف جميع مشاريع تكنولوجيا المعلومات الكبيرة تتعدى بشكل كبير ميزانيتها الموضوعة، حيث تتجاوز بمتوسط 45 في المئة عن الميزانية وبنسبة سبعة في المئة عن الوقت المحدد، وبالنسبة للمشاريع في قطاعات أخرى، قد لا تكون الأخبار أفضل، فإن الشركات كانت تكمل فقط 53 في المئة من المشاريع ضمن الميزانية الأصلية، فتساعد إدارة التكاليف القوية على تجنب هذا المصير، فما هي بالضبط إدارة التكاليف؟
إدارة التكاليف تشير إلى الأنشطة المتعلقة بتخطيط ومراقبة ميزانية المشروع، وتشمل إدارة التكاليف الفعالة في أن يتم الانتهاء من المشروع ضمن الميزانية المحددة والموضوعة سابقا، ووفقًا للمصير المخطط له، ونظرًا لأنك تقيّم نجاح المشروع على الأقل جزئيًا بأداء التكلفة، فإن إدارة التكاليف هي المحدد الرئيسي لنتائج المشروع.
وتنفذ أنشطة إدارة التكاليف طوال دورة حياة المشروع، من التخطيط وتخصيص الميزانية إلى التحكم في التكاليف أثناء تنفيذ المشروع وتقييم أداء تكلفة المشروع عند اكتماله،
وعلى الرغم من أن إدارة التكاليف تشمل مجموعة كاملة من الأنشطة، إلا أنها في بعض الأحيان تشار إليها بصورة أكثر تحديدًا من خلال وظائف أكثر تحديدًا، مثل إدارة الإنفاق ومحاسبة التكاليف وشفافية التكاليف، ويستخدم مديرو التكاليف في بعض الأحيان هذه المصطلحات كمرادفات غير رسمية لوظيفة إدارة التكاليف الشاملة.
أربع خطوات رئيسية لإدارة التكاليف :
إن إدارة التكلفة تتكون من أربع عمليات، وتلتزم عمومًا بالتسلسل التالي - حيث ينتقل المشروع من لوحة التخطيط إلى الواقع:
- أولا: تخطيط الموارد
في جزء من مرحلة بدء المشروع، يستخدم تخطيط الموارد هيكل تنظيم العمل – وهو تمثيل هرمي لجميع المشاريع المطلوب إنجازها وإكمالها - ولحساب التكلفة الكاملة للموارد اللازمة لإنجاز المشروع بنجاح، يحدد المديرون عادة الموارد المطلوبة لكل مكون من مكونات هيكل تنظيم العمل، ثم يضيفونها لإنشاء تقدير إجمالي لتكلفة الموارد لكافة المشاريع المطلوب تنفيذها..
- ثانيا: تقدير التكاليف
وهي عملية تكرارية تستخدم مجموعة متنوعة من تقنيات التقدير لتحديد التكلفة الإجمالية لإكمال المشروع، وتختلف تقنيات تقدير التكلفة بشكل كبير في نهجها لحساب تكاليف المشاريع، وتمتد من التقنيات المفاهيمية التي تعتمد بشكل رئيسي على الخبرة التاريخية وخبرة الخبراء إلى التقنيات المحددة التي تقدر التكاليف على أساس كل مكون على حدة، وسنناقش هذه التقنيات بالتفصيل لاحقا، لأنها تختلف في مستويات دقتها، وتعد تقنيات التقدير هي أكثر دقة، ومع ذلك، ففي حين أن وظيفة المقدر دائما هي إنشاء التقدير الأكثر دقة ممكنة، فإن تقنيات التقدير المحددة هي خيار فقط إذا كنت قد أنهيت بشكل معقول نطاق المشروع والمنجزات، وتساعدك استخدام تقنيات التقدير الأقل دقة خلال المراحل الأولى من تخطيط المشروع، ثم مراجعة التقديرات وتحديثها مع استمرار تحديد المشروع، لمعرفة المزيد حول تقدير التكلفة.
- ثالثا: تحديد الميزانية
بمجرد أن تقوم بإنشاء تقديرات مرضية، يمكنك إنهاء موازنة المشروع والموافقة عليها، وعادة ما يقوم مديرو التكاليف بإصدار المبالغ المدرجة في الميزانية على مراحل وفقا لمستوى تقدم المشروع، وتشمل هذه المخصصات الطوارئ والاحتياطيات.
- رابعا: التحكم في التكاليف
التحكم في التكاليف هو طريقة قياس أداء تكلفة المشروع وفقًا للمعايير الأساسية للتكاليف والجدول الزمني الذي يوفر نقاط المقارنة طوال دورة حياة المشروع، ويتم تحديد المتطلبات الخاصة بالتحكم في التكاليف الفعالة في خطة إدارة المشروع، ويحقق الشخص المسؤول عن إدارة التكاليف أسباب الاختلاف في التكاليف - إذا اعتبروا ان الاختلافات في التكاليف غير مقبولة، فيجب اتخاذ إجراءات تصحيحية لهذه الاختلافات، ويشمل التحكم في التكاليف أيضًا مسؤوليات أخرى ذات صلة، مثل ضمان أن الميزانيات المحدثة للمشروع تعكس التغييرات في نطاق المشروع.
المكونات الرئيسية لخطة إدارة التكاليف :
وترشد خطة إدارة التكاليف لهذه العمليات الأربع، فتم إنشاء خطة إدارة التكاليف خلال مرحلة تخطيط المشروع، وهي عبارة عن وثيقة تحدد كيفية الإدارة للمشروع، والتحكم، والإبلاغ عن تكاليف المشروع من أجل إكمال المشروع في الميزانية.
ومن من بين الأمور الاخرى، أن تحدد خطة إدارة التكاليف الفرد أو المجموعة المسؤولة عن إدارة التكاليف، وتوضح كيف ستقوم بتقييم أداء تكلفة المشروع، وتضع قواعد لكيفية إبلاغ المساهمين في المشروع عن أداء التكلفة، كما تحدد أيضا المنهجيات التي ستتحكم من خلالها في الاختلافات في تكلفة المشروع.
وعلى الرغم من أنه يمكنك تخصيص خطة إدارة التكلفة لتناسب احتياجات مؤسستك، إلا أنها تتبع عمومًا تنسيقًا قياسيًا، وغالبًا ما تتضمن الأقسام خطة تباين التكلفة، ونهج إدارة التكلفة، ومعلومات حول تقدير التكلفة، وخط الأساس للتكلفة، ومراقبة التكاليف، وعمليات إعداد التقارير، وعملية التحكم في التغيير، وميزانية المشروع، والموافقات، قد ترغب أيضًا في تضمين مستويات سلطة الإنفاق لموظفي المشروع الرئيسيين، مع تحديد الأدوار التي يمكنها الموافقة على التكاليف حتى حدود معينة.
دعنا ننظر إلى الأقسام بمزيد من التفصيل:
- خطة اختلاف التكلفة: يحدث اختلاف للتكلفة عندما يختلف المبلغ الفعلي عن المبلغ المدرج في الميزانية، في خطة إدارة التكلفة الخاصة بك، فستحتاج إلى قسم يوضح تفاصيل الإجراءات التي يجب عليك اتخاذها، بما في ذلك من يتحمل المسؤولية في حالة وجود اختلاف في التكلفة، وعادة ما يستلزم حجم الاختلاف إجراءات مختلفة:
فاختلاف التكلفة الذي يقل عن خمسة بالمائة قد يؤدي إلى تفسير هذا الاختلاف، في حين أن الاختلاف بنسبة 95 بالمائة أو أكثر قد يجبر على التخلي عن المشروع.
- طريقة إدارة التكلفة: يوضح هذا القسم النهج الذي يستخدمه المدير لإدارة التكاليف، ومن الممكن أن يختلف مستوى الدقة، ولكنه يصف كيفية وضع خط أساس للتكلفة وكيفية مقارنة التكاليف الفعلية، وعادة ما تقوم بتعقب التكاليف والإبلاغ عنها من خلال حسابات التحكم، حيث تقوم بتجميع تكاليف المهام الفرعية، ويحدث هذا غالبا في المستوى الثالث من هيكل تنظيم العمل، وهي أداة تقسم المشروع إلى مكونات صغيرة أو أجزاء من العمل لتحديد الموارد اللازمة لإكمال وظيفة أو مشروع ما، ومع ذلك، فإن النقطة التي تتعقب وتقرر عندها تعتمد على أهداف المشروع،
- تقدير التكلفة: هنا ستحدد الأساليب المستخدمة لتقدير تكاليف المشروع، ومستويات الاختلاف، والدقة والموثوقية والمخاطر المتوقعة.
- التكلفة الأساسية: ولهذا معنى متخصص في إدارة المشروع ويمثل الخطة الزمنية المصرح بها للإنفاق والتي يتم قياس أداء التكلفة بناءً عليها، فإنه مجموع تكلفة المشروع المقدرة واحتياطيات الطوارئ.
- مراقبة التكاليف وعملية إعداد التقارير: ويحدد هذا القسم كيفية قياس التكاليف ومقاييسها الرئيسية أثناء المشروع، وسنقدم المزيد من التفاصيل حول هذا الموضوع في وقت لاحق،
- عملية التحكم في التغيير: ويصف هذا القسم عملية إجراء التغييرات على الخط الأساسي للتكلفة وكيفية الموافقة على تلك التغييرات المقترحة.
- ميزانية المشروع: وتعتمد الميزانية على الخط الأساسي للتكلفة عن طريق إجمالي تكلفة تنفيذ المشروع (بما في ذلك الاحتياطيات للمخاطر المحتملة)، وكما يتم إضافة احتياطيات الإدارة، وهي مبلغ يغطي المخاطر غير المتوقعة أو الأحداث غير المعروفة التي قد تنشأ، عادة ما تحدد المؤسسة سياسة لذلك، والمبلغ عادة ما يكون بين خمسة إلى 15 بالمئة من الميزانية الإجمالية.
أنشطة إدارة التكاليف :
وهي وظائف أساسية لكل مرحلة
وتشمل إدارة التكاليف عددًا من الأنشطة التي يتم إجراؤها في مراحل مختلفة أثناء دورة حياة المشروع، ومن المهم تضمين وظيفة إدارة التكاليف أثناء وضع خطط المشروع حتى تتمكن من بناء ضوابط مالية قوية في هيكل المشروع، وفيما يلي بعض المصطلحات والمراحل الرئيسية المتعلقة بإدارة التكاليف:
- التخطيط: وهو استخدام هيكل تنظيم العمل لتحديد الموارد المطلوبة لإكمال الوظيفة أو المشروع.
- التقدير: وهي عملية حساب أو توقع التكلفة الإجمالية المتوقعة لإكمال المشروع.
- الميزانية: وهو تفويض الميزانية بناءً على تقدير التكلفة لإكمال المشروع، وعادة ما تفوض الميزانيات بالتوازي مع الجداول الزمنية، بحيث يمكنك تقييم أداء التكلفة في نقاط محددة.
- التمويل: وهي عملية طلب الأموال والتفويض واستلامها للمشروع.
- إدارة التكاليف: وهي الطريقة العامة للإشراف على نفقات المشروع واتخاذ القرارات المتعلقة بالتكاليف طوال دورة حياة المشروع.
- السيطرة: وهو التعامل مع الاختلافات في التكاليف لتجنب تجاوز التكاليف المحددة.
- التحكم في وظيفة المشروع: وهو التحكم في نفقات المشروع من خلال مقارنة التكاليف المتوقعة حسب تقدير التكلفة والتكاليف المتكبدة فعليًا.
- الجدولة: فيمكنك تحديد أداء تكلفة المشروع باستخدام جدول زمني يقارن النفقات المتوقعة بالتكاليف الفعلية التي يتكبدها المشروع في أي فترة زمنية.
- المحاسبة: وهي ممارسة تسجيل النفقات وتسجيل المعاملات.
كيف يساعد تقدير تكلفة المشروع الدقيقة جهود إدارة التكاليف ؟
الخطوة الأولى نحو إدارة التكاليف القوية هي أن تكون لديك فكرة واضحة عن تكاليف المشروع المحتملة، ومع ذلك، فإن التتبع والسيطرة على التكاليف لا فائدة منه إذا قمت بالاستناد إلى تقديرات غير واقعية للإنفاق الخاص بك.
ويأخذ في الاعتبار تقدير المشروع لعدة متغيرات، بما في ذلك الطريقة التي تستخدمها لصياغة التقدير، والمرحلة التي تقوم فيها ببناء التقدير، وأنواع التكاليف التي تشملها.
- المتغير الأول: هو الطريقة التي تستخدمها:
وهو إنتاج تقديرات التكلفة باستخدام مجموعة متنوعة من تقنيات التقدير، اعتمادًا على مدى تحديدك للمشروع ونوع المعلومات التي تمتلكها، وفيما يلي بعض تقنيات التقدير الشائعة:
- التقدير التشابهي: ويستخدم هذا الأسلوب البيانات التاريخية من مشاريع مماثلة في الماضي لإنشاء تقديرات للمشاريع الجديدة، إذا كان لديك خبرة في مشاريع قديمة من نفس النوع.
- التقدير البارامتري: وتقوم هذه الطريقة بتقدير الوقت والتكلفة عن طريق ضرب مبالغ معينة لكل وحدة أو مبالغ مهمة بالعدد الإجمالي المتوقع في المشروع، وتكون الأسعار غالبًا معيارية أو معروضة علنيًا ويمكن التعبير عنها بساعات العمل، أو كمية البيانات المدخلة، أو عدد وحدات المنتج المصنعة، وتتميز هذه التقنية بسمعة جيدة فيما يتعلق بالموثوقية، ولكنها أقل أهمية عندما لا يكون الإخراج متجانسًا، مثل كتابة رموز الحاسوب، فبعض المشاريع تحتوي على مهام متباينة إلى حد كبير أو غير مسبوقة، لذا فهي لا تناسب هذه الطريقة،
- التقدير من الأسفل للأعلى: ويقوم بتقدير تكاليف مكونات هيكل تنظيم العمل ويضيفها معًا لإنشاء تقدير تكلفة للمشروع بأكمله، ويساعد أعضاء فريق المشروع في إنشاء التقدير، نظرًا لأن الأشخاص الذين سيقومون بالعمل مشاركون في التقدير، ويعتبر الخبراء في أمثال هذه الاعمال أن هذا الأسلوب دقيقًا للغاية، بالإضافة إلى أنه يزيد من التزام الفريق.
- التقدير الثلاثي النقاط: وهذه هي طريقة إحصائية مرتبطة) بـ (PERT ويعتبر نظاماً لقياس التكاليف والسيطرة عليها على أساس المشروع، مع وجود تكامل بين بيانات الوقت، التكلفة والعمل المنجز"“وتستخدم تقديرات التكلفة المتفائلة (الأدنى) والتشاؤمية (الأعلى) والأكثر احتمالاً لإنشاء القيم المتوقعة والانحرافات المعيارية لنفقات المشروع.
- التقدير القائم على البرمجيات: ويمكنك استخدام تقنيات التقدير القائمة على أساس البرمجيات، مثل محاكاة مونتي كارلو ، لنمذجة تأثيرات حوادث المخاطر على تكاليف المشروع.
- والمتغير الثاني: وهو الذى يؤثر على تقدير التكلفة وهو مرحلة بناء تقدير التكلفة، مع تقدم المشروع، فتكتشف المزيد من المتغيرات والتكاليف الفعلية، لذا تصبح تقديرات المشروع أكثر تحسينًا، فيمكنك تصنيف تقديرات التكلفة بناءً على مدى تحديد اهداف المشروع بدقة في وقت التقدير ونوع تقنية التقدير التي تستخدمها - والتي تحدد عمومًا دقة التقدير، فالعناصر الرئيسية لتقديرات التكلفة تتركز فى:
- تقديرات حجم المشروع: وهذه تقديرات تقريبية جدا للتكاليف استنادا إلى تقديرات الخبراء وإلى تعديل تكاليف المشروع الحالي بحيث تعكس تكاليف مشاريع سابقة مماثلة، وتم إنشاؤها قبل تحديد المشاريع بالكامل، ويتم استخدامها فقط في فحص المشاريع عالية المستوى.
- تقديرات أولية: ويستخدم التقدير الأولي معلومات اهداف مفصلة نوعًا ما لتقييم التقديرات بناءً على تكاليف الوحدة، فهذه التقديرات دقيقة بما يكفي لاستخدامها كأساس للميزانية.
- تقديرات نهائية: ويتم إنشاؤها عندما تحدد اهداف المشروع بشكل كامل ، ويستخدم التقدير النهائي تقنيات التقدير المحددة ، مثل التقدير من الأسفل إلى الأعلى، فيتفق الخبراء على أن التقديرات النهائية هي الأكثر دقة وموثوقية.
- والمتغير الثالث والنهائي: وهو الذي يؤثر على تقدير المشروع وهو نوع التكلفة الشاملة، بالطبع ، فيجب أن تشمل ميزانية المشروع جميع التكاليف ذات الصلة بالعمالة والمواد ، ولكن إذا كنت ستشمل جزءًا من تكاليف المؤسسة غير المباشرة فيعتمد ذلك على سياسات المؤسسة الخاصة بك ونوع المشروع، وفيما يلي المصطلحات التي يستخدمها الخبراء للتمييز بين الأنواع المختلفة من التكاليف:
- تكاليف مباشرة: وهي تلك التي يمكنك ربطها مباشرة بعنصر تكلفة محدد، ويمكن ربطها على مشاريع محددة.
- تكاليف غير مباشرة: فلا يمكنك ربط التكاليف غير المباشرة بعنصر تكلفة محدد، وعادة ما تتكبدها في عدد من المشاريع في نفس الوقت، ولا يمكن ربطها على مشاريع محددة.
- تكاليف ثابتة: وهي التكاليف التي تتكبدها أثناء التصنيع وليست مرتبطة بحجم المنتج النهائي.
- تكاليف متغيرة: وهي التكاليف التي تتكبدها أثناء التصنيع وترتبط مباشرة بحجم المنتج النهائي.
- التكلفة المتناقصة: وهي المصروف الذي لا يمكنك استرداده بمجرد حدوثه.
- تكلفة الفرصة البديلة: عند اختيار مسار العمل، فتكلفة الفرصة البديلة هي فقدان الفوائد المحتملة من جميع مسارات العمل البديلة،
تحديد تقنيات التكلفة وكيفية حساب تكاليف المشروع ؟
وهي الطريقة التي تحسب بها التكلفة الإجمالية لإنتاج منتج معين أو أداء مهمة معينة، اعتمادًا على النشاط أو الأنشطة التي يتم حساب تكلفتها، وتستخدم مجموعة متنوعة من التقنيات، إليك بعض التقنيات المشتركة:
- تكلفة أمر الشغل: ويستخدم المديرون تقنية تكلفة أمر الشغل، لتحديد تكلفة منتج فريد أو غير مماثل لمنتجات أخرى، في الصناعات مثل البناء، فمن النادر جدًا أن تكون هناك وظيفتان متطابقتان، وتستخدم تكلفة أمر الشغل سجل تكلفة المنتج الفريد الذي يجمع تكلفة العمالة والموارد الإجمالية، فضلاً عن التكاليف العامة المطبقة، ولكل جزء أو نشاط يتم إكماله كجزء من هذا المنتج فيتم تحديد النفقات الإجمالية للمنتج، ويشمل سجل تكلفة المنتج كل من التكاليف المباشرة وغير المباشرة.
- تكاليف التصنيع: وتستخدم تكلفة التصنيع لتحديد التكاليف للمنتجات أو المهام المتطابقة، على عكس تكلفة امر الشغل ، فإنها لا تحسب التكلفة الإجمالية للمنتج عن طريق جمع تكاليف جميع المهام والأنشطة التي تدخل في إنشاء المنتج، بل إلى كل العمليات الشاملة في الإنتاج الضخم للمنتجات، ومن خلال قسمة التكلفة الإجمالية لعملية عدد وحدات المنتج النهائي، فيتم تحديد التكلفة لكل وحدة منتجة من كل عملية، بعد ذلك، فيتم حساب إجمال التكاليف لكل وحدة من كل عملية مشاركة في التصنيع النهائي للمنتج، وبهذه الطريقة، يمكنك حساب التكلفة لكل وحدة من المنتج على حده.
- التكاليف على أساس النشاط: وتقدير التكاليف على أساس النشاط فهو نهج لتخصيص التكاليف العامة للمنتجات، وبما أن توزيع التكاليف العامة تستند ببساطة إلى عدد ساعات الآلة اللازمة فقط قد يكون غير صحيحا، فإن تقنية تحديد التكاليف تراعى الأنشطة التي تركز على إنشاء منتج - كالاختبار، وإعداد الآلة، وما إلى ذلك - ثم تخصص أجزاء من تكاليفها لجميع المنتجات التي يتم إنتاجها باستخدام هذه الآلات، والمنتجات التي لم يتم إنتاجها من خلال هذه الآلات ليس لها حصص من تكاليف هذه الأنشطة المضافة،
- التكلفة المباشرة: وتسمى أيضًا التكلفة المساهمة أو التكلفة المتغيرة، وهي تقنية تخصيص التكاليف المتغيرة للتكلفة الإجمالية للمنتج، ولا تقوم بإضافة التكاليف الثابتة للتصنيع إلى تكلفة إنتاج المنتج ولكن تربط هذه التكاليف بالفترة الزمنية التي تتحملها.
- تكلفة دورة حياة المشروع: وهي تقنية تحليل مقارنة تحتوي على جمع التكلفة الإجمالية التي تحملتها خلال دورات حياة أو خيارات المشروع لاختيار أفضل خيار، وبما أن تكاليف رأس المال قد لا تكون تمثيلا دقيقا للتكاليف التي سيتكبدها المشروع في نهاية المطاف، فإن تكاليف دورة الحياة تشمل جميع التكاليف المرتبطة بالملكية - بما في ذلك تكاليف الصيانة وتكاليف الاستبعاد - للتمكين من اتخاذ قرارات أفضل،
قياس أداء المشروع باستخدام مؤشرات أداء إدارة التكاليف :
بمجرد الموافقة على ميزانيتك وبدء المشروع، سترغب في مقارنة تقدمك بالنسبة لخطة إدارة التكاليف الخاصة بك، أولاً، هناك بعض المقاييس الرئيسية ومؤشرات الأداء التي يجب فهمها:
- مقياس أداء تكلفة المشروع: فأداء تكلفة المشروع هو تقييم لكيفية مقارنة النفقات الفعلية على المشروع مع النفقات المخططة كما هو مفصل في ميزانية المشروع، ويقوم مدير المشروع بإعلام أداء تكلفة المشروع لمالكي المشروع، ويكون مقياسا أساسيا لاتخاذ إجراءات وقائية أو تصحيحية لتجنب تجاوز التكاليف.
- مقياس القيمة المكتسبة: وهي طريقة لقياس أداء تكلفة المشروع، فيستند إلى استخدام القيمة المخططة (حيث تخصص أجزاء محددة من ميزانية المشروع لمهام المشروع)، والقيمة المكتسبة (حيث تقيس التقدم بالنسبة للقيمة المخططة التي تم الحصول عليها عند الانتهاء من المهام)، فيمكنك مقارنة القيمة المكتسبة مع التكلفة الفعلية - والنفقات التي تتحملها فعليًا حتى فترة زمنية معينة في جدول المشروع - لمعرفة كيف تتم مقارنة تكاليف المشروع الفعلية بتكاليف المشروع المتوقعة.
- مؤشر أداء التكلفة (CPI) : وهو قياس لكيفية مقارنة القيمة المكتسبة بالتكلفة الفعلية، وتقيس هذه النسبة كفاءة التكلفة للمشروع في فترة زمنية معينة من خلال التعبير عن القيمة المكتسبة بالنسبة للتكلفة الفعلية، ولحساب CPI ، يتم تقسيم القيمة المكتسبة على التكلفة الفعلية، وإذا كانت النتيجة تساوي 1 فتعني أن المشروع ضمن الميزانية بالضبط ، والرقم الأعلى من 1 يعني أنه أقل من الميزانية.
كيفية التحكم في التكاليف :
وهو التحكم الفعال في التكاليف من خلال أداء عدد من الأنشطة ذات الصلة التي تبدأ جميعها بمراقبة التكاليف - حيث لا يمكنك معرفة ما إذا كانت التكاليف أكبر من المخطط لها إلا إذا كنت تتتبع النفقات الفعلية، ثم ، يحتاج مديرو المشاريع إلى اتخاذ قرار بشأن كيفية التعامل مع الاختلافات في التكاليف، وفيما يلي بعض الخطوات الرئيسية والمفاهيم التي تساهم في عملية التحكم في التكاليف:
- مراقبة أداء التكلفة: يراقب مدير المشروع بشكل منتظم أداء التكلفة الفعلية للمشروع من خلال إنشاء تقارير أداء تلخص الأداء الحالي وتتوقع ما إذا كنت ستكمل المشروع ضمن الميزانية، ومن خلالها تقدم المعلومات حول أداء التكلفة للمشروع للملاك.
- مراجعة التغييرات: يجب عليك تعديل القاعدة الأساسية للتكلفة لتعكس جميع التغييرات المتعلقة بالتكلفة، ويجب أن تبلغ أصحاب المشروع عن جميع التغييرات.
- التكاليف الفعلية مقابل التكاليف المخططة: فعند الانتهاء من الأهداف الرئيسية والمشروع بأكمله، يتم فحص الاختلافات بين التكاليف الفعلية والتكاليف المخططة، وتعتمد استجابات خطة إدارة التكاليف على حجم الاختلاف والمرحلة من الخطة - وتتراوح المناقشة احيانا إلى تغييرات جذرية في أهداف المشروع لتقليل التكاليف.
- تحليل الاحتياطي: تستخدم تحليلات الاحتياطي لتخصيص احتياطيات الطوارئ للمشاريع استنادًا إلى احتمالات وحجم المخاطر.
- تحليل التدفق النقدي: يستخدم في التقارير المالية، فتفصل تحليلات التدفق النقدي تدفقات النقد الواردة والصادرة خلال فترة زمنية محددة، وتوفر الأرصدة الابتدائية والنهائية.
- نظرية منحنى التعلم: وتنطبق نظرية منحنى التعلم على العلاقة بين الوقت المستغرق في إنتاج وحدة وعدد الوحدات المنتجة، ووفقا للنظرية، فينبغي أن يقل الوقت الذي ينفقه العمال على كل وحدة واحدة مع اكتساب الخبرة وبالتالي فيمكن إنتاج الوحدات بشكل أسرع.
مقارنة بين إدارة التكاليف وبين إدارة التكاليف الاستراتيجية :
بينما تقلل إدارة التكاليف من المصروفات بغض النظر عن سببها أو هدفها، فإن إدارة التكاليف الاستراتيجية هي فرع فرعي يسعى إلى إدارة التكاليف مع تعزيز قوة المؤسسة أيضًا.
فإدارة التكاليف الاستراتيجية هي "تطبيق تقنيات إدارة التكاليف بحيث تحسن في الوقت نفسه الموقف الاستراتيجي للشركة وتقلل التكاليف".
وتركز إدارة التكاليف الاستراتيجية على فكرة أن مبادرات تقليل التكاليف يمكن أن تؤثر على الموقف الاستراتيجي للمؤسسة، وتؤكد إدارة التكاليف الاستراتيجية على أهمية مراعاة التأثير الاستراتيجي والمالي لتقنيات إدارة التكاليف.
ومبادرات إدارة التكاليف هي واحدة من ثلاثة أنواع بناءً على كيفية تأثير المبادرة على المؤسسة:
القوة: فهناك مثال لمبادرة تقوى الموقف التنافسي للمؤسسة وهو مثلا: خدمة سيارات الأجرة التي تستبدل نظام الحجز الهاتفي وفريق وكلاء الحجز بتطبيق يتيح للناس حجز سيارات الأجرة باستخدام أجهزتهم المحمولة، ومثل هذه المبادرة تقلل التكاليف وتمنح الشركة ميزة استراتيجية، حيث يصبح من الأسهل حجز سيارات الأجرة في حالات الطوارئ مثلا.
عدم التأثير: وقد تتعلق المبادرة التي لا تؤثر على التنافسية مثلا: بدار نشر تستعين بمترجمين دوليين يقبلون أجورًا أقل لإنجاز مهام التدقيق اللغوي، وبينما يزيد هذا من أرباح الشركة، إلا أنه لا يؤثر على موقعها الاستراتيجي.
الضعف: وأخيرًا، فهذه المبادرة تؤثر سلبًا على التنافسية وقد تشمل تقليل شركة التاكسي لتكرار صيانة السيارات العادية، وهو إجراء يوفر التكاليف في البداية، ولكنه سيؤدي إلى تعطل السيارات بشكل أكثر تواترًا.
- وإدارة التكاليف الاستراتيجية تشمل أيضًا عددًا من الاستراتيجيات الهامة:
- استراتيجيات التكاليف ذات الصلة: استخدم استراتيجيات التكاليف ذات الصلة لمقارنة واتخاذ قرار بين الخيارات البديلة، فالتكاليف ذات الصلة هي التكاليف التي يمكنك تقليلها من خلال الاعتماد على خيار معين، فإنها مختلفة عن التكاليف المتناقصة وهي: (التي لا يمكنك استردادها بمجرد إنفاقها) والتكاليف الثابتة العامة وهي: (التي تكون متساوية لجميع الخيارات المحتملة)، وعند اتخاذ القرارات، تركز استراتيجيات التكاليف ذات الصلة فقط على التكاليف التي تختلف بين الخيارات.
- تقييم التكاليف البديلة: وهو نهج شمولي أكثر لاتخاذ القرارات فيأخذ في الاعتبار ليس فقط جوانب الأمور المالية للخيارات البديلة، ولكن أيضًا جوانب الأمور غير الملموسة، وعلى سبيل المثال، قد تضطر شركة تقديم خدمات إصلاح السيارات إلى اتخاذ قرار تفضيل بين نوعين من زيت المحرك، مع مراعاة أن النوع الأغلى منهما يحافظ أيضًا على صحة المحرك على المدى الطويل.
- استراتيجية بطاقة الأداء المتوازن: وتسمح استراتيجية بطاقة الأداء المتوازن للشركات بتقييم تأثير مبادرات إدارة التكاليف على أربع مجالات رئيسية: النتائج المالية، وتأثير العملاء، والعمليات التجارية الداخلية، ونمو وتطوير الموظفين، فإنها توفر نظرة شاملة في أثر مبادرات إدارة التكاليف.
تفاصيل محاسبة التكاليف في إدارة تكلفة المشروع :
تشمل محاسبة التكاليف تسجيل وتصنيف التكاليف المرتبطة بمشروع، فهي طريقة داخلية تدعم عملية اتخاذ القرار الإداري وهي تخصص رئيسي يتعلق بإدارة التكاليف.
وتختلف محاسبة التكاليف عن المحاسبة المالية العامة، فتعتمد المحاسبة المالية بتقديم أداء مالي ماضي للمؤسسة ولا تتعمق في التفاصيل الكلية، ونظرًا لأنك تقوم بمحاسبة التكاليف لنشاط محدد داخل الشركة - مثل مشروع معين أو منطقة جغرافية معينة - فإنها تركز على جوانب أكثر تفصيلاً وقد تشمل توقعات التكاليف المستقبلية.
وتشمل محاسبة التكاليف إعداد تقارير لإدارة المؤسسة (لا يتم توزيع هذه التقارير خارجيًا)، بالمقابل، تتعامل المحاسبة المالية مع تقارير موحدة يمكن توزيعها لمجموعة متنوعة من أصحاب المؤسسة والجهات التنظيمية.
وبناءً على ذلك، فعادةً ما تقوم بأداء محاسبة التكاليف حسب الحاجة، مثل أثناء مشروع استراتيجي، ولا تتبع خططا مقرره سابقا، وبالمقابل، فالمحاسبة المالية هي عملية رسمية مقررة ومنظمة، ويجب عليك إنشاء تقارير مالية وفقًا لمعايير التقارير المالية الدولية.
وهناك بعض الطرق المستخدمة بشكل شائع في محاسبة التكاليف:
- محاسبة التكاليف القياسية: يستند هذا النهج إلى مفهوم الكفاءات، أو أنها عبارة عن نسب تقارن بين تكاليف الوقت والموارد لإكمال نشاط فعلي مع تكاليف إكمال النشاط في ظروف قياسية، وتحليل الاختلاف هو عنصر أساسي في محاسبة التكاليف القياسية، ومع ذلك، فنظرًا لأن فكرة الكفاءات تستند إلى نموذج يعتبر تكاليف العمالة أكبر مساهمة في التصنيع - وهو لم يعد الحال الآن - فإن محاسبة التكاليف القياسية قديمة إلى حد ما.
- محاسبة تكلفة النشاط: وهو نهج لتخصيص تكاليف البنية التحتية التي تعتمد عليها الأنشطة التي تقدم خدمة أو تنفذ مهمة معينة أو تنتج منتجا معينا، ثم تخصص أجزاء من تكاليفها للإنتاج.
- محاسبة استهلاك الموارد (RCA) : ظهر هذا النهج حوالي عام 2000، ويخصص التكاليف بناءً على استهلاك الموارد، ويستخدمه نظام إدارة التكاليف الألماني المعروف باسم GPK وطريقة تكلفة النشاط.
- محاسبة الإنتاجية: وهو نهج المحاسبة الذي يهدف إلى تعظيم الأرباح من خلال زيادة معدل إنتاج الوحدات المستهدفة وتقليل نفقات التشغيل وتكاليف الاستثمار.
- تحديد تكاليف دورة الحياة: فهذه طريقة لتحليل بدائل المشاريع التي تركز على إجمالي تكاليف الملكية وتحديد الخيار الأكثر توفيرا للتكلفة استنادا إلى أكثر من التكاليف البسيطة لرأس المال.
- المحاسبة البيئية: وهي تقديم تقارير حول التكاليف البيئية التي تتكبدها شركة أو أي نشاط من أنشطة المشروع.
- محاسبة التكاليف المستهدفة: وتستخدم هذا السعر المحدد مسبقا للسوق وهامش الربح المفضل لتحديد مقدار المال الذي يمكن استخدامه لإنتاج منتج أو خدمة، والتكلفة المستهدفة هي أقصى مبلغ يمكنك إنفاقه على الإنتاج دون التأثير على هامش الربح.
- ترميز التكاليف: وهي لتسهيل محاسبة التكاليف، فقد اعتمدت معظم المؤسسات طريقة موحدة لتحديد التكاليف بكود، وعادة ما يكون رقما، ويمثل جذر الكود عادة نوع المصروفات أو مركز التكلفة أو وحدة الأعمال المعنية، وهذا يسهل تجميع المصروفات ذات الصلة والبحث عنها في التقارير المالية، ومن خلالها يتم تعيين كود خاص بالمشاريع الفردية.
فالبنية المشتركة في المؤسسة أو المؤسسة الكبيرة جدًا هو رمز ذو مستوى علوي مكون من أربعة أرقام يتعلق بكيان المحاسبة (على سبيل المثال، شركة تابعة)، وتشير الأرقام التالية إلى القسم، وتليها رقم للتكلفة، والتي يمكن أن تكون مركز تكلفة أو مركز ربح أو عنصر هيكل لأهداف العمل أو صندوق أو أمر داخلي، ويسهل هذا عملية إدارة التكاليف عن طريق مطابقة رموز التكلفة مع هيكل أهداف العمل، مما يسهل حساب الأداء المالي.
وبالإضافة إلى ذلك، يتم تصنيف التكاليف في محاسبة التكاليف حسب:
- تتبع التكاليف: التكاليف المباشرة وغير المباشرة
- السلوك: التكاليف الثابتة أو المتغيرة
- قابلية التحكم: التكاليف القابلة للتحكم أو غير القابلة للتحكم.
- الوقت المستغرق: التكاليف التاريخية أو التكاليف المحددة مسبقًا.
- الطبيعة العادية: التكاليف العادية أو الغير عادية
- الوظائف: الوظيفة التنظيمية التي تتحمل من خلالها تكلفة ما
فحسابات التكاليف تجعل من السهل تحديد تجاوزات التكاليف في القطاعات المحددة التي قد لا تظهر في نظرة عامة على الميزانية، فيأتي دور إدارة حسابات التكاليف - حتى مع عدة مئات من الحسابات والحسابات الفرعية في المشاريع الكبيرة - مع تحدياتها الخاصة، فإنه يتطلب درجة أعلى من التنظيم في المحاسبة، ويصبح تصنيف التكاليف أكثر استهلاكًا للوقت.
وبالإضافة إلى ذلك، قد لا يتطابق نظام التصنيف الذي تستخدمه لحسابات التكاليف في مشروع ما مع نظام التصنيف الذي تستخدمه لحسابات التكاليف في المؤسسة، وهذا يعقد إنشاء ميزانية المشروع من تقدير التكلفة النهائية، وغالبا ما يحدث ذلك عند إنشاء حسابات التكاليف باستخدام نظام تصنيف مختلف عن الذي تستخدمه المؤسسة المنفذة للمشروع.
وعند تسجيل النفقات التاريخية، يجب على مديري المشاريع أيضًا توقع تكاليف العمليات المتوقعة لضمان بقائها تحت السيطرة، ويقوم المديرين بذلك من خلال استخدام جداول تصنيف التكاليف للحسابات والتكاليف الفردية وتقنيات نمذجة التكاليف التي تشير إلى ما إذا كان العمل المرتبط بنشاط معين مقرر الانتهاء منه وفقًا للميزانية المقررة.
دور البرامج المحاسبية في إدارة تكاليف المشروع :
تبسط برامج إدارة التكاليف إدارة تكاليف المشروع وتسرعها، فيخفف هذا الأمر من عبء مديري تكاليف المشروع ويجعل من السهل استخراج التقارير المطلوبة، مثل مؤشر أداء التكلفة، الذي يشمل بعض التوصيات الشائعة مثل:
- التسلسل الشجري لحسابات للمشروع: وهو تمثيل بصري لهيكل أهداف المشروع، فيكون مفيدًا عند استخدام تقنيات التقدير المحددة.
- تقدير التكاليف: فيمكن لبرامج إدارة التكاليف توفير إمكانيات تقدير قوية مثل استخدام شجرة حسابات المشروع لتسجيل تكاليف النشاط، أو تشغيل تحليلات الانحدار لتحديد علاقات تقدير التكلفة في البيانات التاريخية.
- نماذج إدارة تكاليف المشروع: بالنسبة للمشاريع المماثلة، فمن المؤكد أن نماذج إدارة التكاليف تسرع من أنشطة إدارة التكاليف.
- الميزانية: فيمكن لبرامج إدارة التكاليف أن تجعل من الأسهل على مديري المشاريع إجراء اعمال تخطيط الميزانية وتوزيع التمويل.
الحفاظ على المشاريع ضمن الميزانية العمومية باستخدام نماذج إدارة التكاليف :
أحد أهم الأدوات التي يمكن أن تساعد في إدارة تكاليف المشروع هو Dexef Smart ، وهو برنامج متطور يمكن من خلاله المشاركة والتعاون في عمليات إدارة التكاليف الخاصة بك مع ملاك المشروع الداخليين والخارجيين، والوصول إلى المعلومات من أي مكان، ومن على أي جهاز.
وتوجد نماذج مُعده مسبقًا وقابله للتخصيص في Dexef Smart ، فتستطيع البدء بسرعة أكبر من أي وقت مضى، بتتبع أداء المشروع والميزانية في ورقة واحدة، واستخدام الرموز في شحرة الحسابات لتحديد ومراقبة المهام التي قد تكون معرضة للخروج عن الميزانية، فهناك إعدادات للتنبيهات لإعلامك بأي تغييرات في التكاليف، وتستطيع إرفاق وثائق مثل الفواتير وأوامر الشراء مباشرة بالمهام الى البرنامج، للحفاظ على التفاصيل في سياقها الطبيعى.
جرب أحد القوالب التالية أو جميعها للمساعدة في ضمان أن مشروعك القادم يبقى ضمن الميزانية.
قالب الميزانية للمشروع :
صور للميزانية العمومية من برنامج ديكسف ....................
- إدارة التكاليف في مشاريع تكنولوجيا المعلومات:
تشتهر تكاليف مشاريع تكنولوجيا المعلومات بالتجاوز عن الميزانية المقررة، وذلك بشكل رئيسي بسبب أساليب التطوير التي تسمح بتوسع اهداف المؤسسة أثناء دورة حياة تطوير المنتج، كما يوجد اتجاه آخر لتقدير تكاليف تكنولوجيا المعلومات بشكل أقل ثباتًا مقارنة بالمشاريع الصعبة في مجالات مثل البناء والهندسة، حيث تكون التركيز في التخطيط والتقدير اعلى تقديرا ، ففي إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات، تشير احدى الباحثات إلى أن الأشخاص الذين يقومون بتقدير تكاليف مشاريع تكنولوجيا المعلومات يفتقرون إلى الخبرة مقارنة مساحين الكميات المتخصصين في تقدير التكاليف لمشاريع البناء.
فعلاوة على ذلك، ونظرًا للتعددية التي تتميز بها هذه المشاريع وسرعة تطور التكنولوجيا المعلوماتية، فإن مشاريع تكنولوجيا المعلومات غالبًا ما تعاني من "عقاب المرة الأولى "، وهو ما يعني أنه من الصعب تقدير تقديرات دقيقة عندما لم يتم تجربة مشروع مماثل أو عناصر المشروع من ذي قبل، وهذا يجعل توثيق الدروس المستفادة أمرًا حاسمًا في مشاريع تكنولوجيا المعلومات.
صوره من برنامج ديكسف ....................
- إدارة التكاليف في مشاريع البناء:
يتولى مديرو تكاليف مشاريع البناء، أو مساحي الكميات، تقدير التكاليف والسيطرة عليها مع الحفاظ على ربحية المشروع، يتحملون مسؤولية التأكد من أن المشروع يبقى ضمن الميزانية المحددة وفي نفس الوقت يلبي متطلبات نطاقه وجودته وأدائه، فعلى الرغم من أن غالبية مشاريع البناء ليست معرضة لعقوبة "المرة الأولى، الاستخدام الأول"، إلا أنها لا تزال معقدة للغاية، وباعتبارها مشاريع صعبة، فيجب تخطيط تصميمها وأهدافها ومتطلبات الميزانية قبل بدء العمل، فالخبرة والتدريب الرسمي ضروريان لمساحي الكميات، وتقييم ودراسة العروض هو أحد المسؤوليات الأساسية لمساحي الكميات، فعلى الرغم من أنهم قد يشاركون في مشروع من البداية إلى النهاية، فيحصل مساحي الكميات على شهرتهم من خلال تنفيذ وإدارة فاتورة الكميات، وهي تقدير تكلفة عامة للمشروع يتم إعداده بواسطة المساح وبواسطة الذي يقوم بتقييم عطاءات المقاولين.
وللمساعدة في إدارة التكاليف للمشاريع الكبيرة والمعقدة، يستخدم مساحي الكميات أو مديرو المشاريع رموز التكلفة المذكورة سابقاً لإعداد العديد من حسابات التكاليف، فهذه الحسابات هي عبارة عن أجزاء من الميزانية المخصصة للمصروفات المحددة مثل العمالة ومواد البناء والتصميم المعماري، إلخ.
قالب ميزانية بناء المنزل:
صوره من برنامج ديكسف ....................
- استكشاف إدارة التكاليف كمهنة
يعمل مديرو التكاليف المحترفون، والمعروفون أحيانًا بمسمى مساحين الكميات، على مشاريع كبيرة (مثل البناء)، ولكن يحتاج مديرو المشاريع أيضًا إلى فهم استراتيجيات إدارة التكاليف وتقنياتها لأداء واجباتهم.
وتتطلب إدارة التكاليف مهارات حل المشكلات الإبداعية وفهمًا شاملاً للعوامل التي تؤثر في تكاليف المشروع، وعلى هذا النحو، فإن مديري التكاليف مطلوبون بشدة ولديهم فرص للتقدم ليصبحوا مديري مشاريع رئيسيين.
وواحدة من المهن الشائعة في إدارة التكاليف هي محاسبة التكاليف، والتي تعتمد على تحديد التكاليف المركزة على إنشاء منتج أو تقديم خدمة ما، ويتعامل محاسبو التكاليف مع إعداد الميزانية وتحليل الأرباح، وتشمل مسؤولياتهم الرئيسية جمع وتوصيل البيانات ذات الصلة بالتكاليف لمساعدة اتخاذ القرارات الإدارية وخلق الشفافية المالية.
وعادة ما يدرس محاسبو التكاليف المحاسبة أو التمويل على مستوى البكالوريوس، ويسعى العديد منهم للحصول على درجة الماجستير في إدارة الأعمال أو التمويل مع تخصص المحاسبة، وعادة ما يحتاجون إلى ترخيص للتقدم في حياتهم المهنية، ويمكن الحصول عليه بعد تلبية بعض متطلبات العمل والتعليم.
كيف يمكن لـ Dexef Smart مساعدتك في إدارة التكاليف مشاريعك :
Smart يساعدك بسهولة لإنشاء التخطيط وإدارة وتقديم تقارير عن العمل من أي مكان ، مما يساعد فريقك على أن يكون أكثر فعالية وينجز المزيد، فيقدم تقارير عن المقاييس الرئيسية والرؤية الفورية للنشاط أثناء حدوثه في نفس اللحظة، مع تقارير مجمعة ورسم بياني لسير العمل التلقائي المصمم خصيصا للحفاظ على اتصال فريقك ببعضه واطلاعه على كل جديد.
فعندما يوجد توافق ووضوح كامل لخطة العمل بين الفريق الذى يقوم بالعمل على Dexef Smart ، فلا يمكن التوقع بمدى ما يمكن تحقيقه في نفس الوقت.
جرب Dexef Smart مجانًا اليوم.